Digityöntekijä – 0 – 100 km/h sadassa päivässä

Sanotaan, että digityöntekijän (ohjelmistorobotiikan) käyttöönotto on helppoa. Projektit ovat lyhyitä ja vaivattomia ilman byrokratiaa. Mikä tahansa organisaation rutiineista automatisoituu käden käänteessä vain muutamassa viikossa. Lopultakin voimme liiketoiminnan puolella unohtaa IT-budjetit ja pitkät toivomuslistat, joita tietohallinto ei kuitenkaan koskaan saa täysin toimitettua. Vai onko se sittenkään näin helppoa? No, tavallaan on, tavallaan ei.

Skaalautuvuutta ja toistettavuutta etsimässä

Digityöntekijöiden opettaminen (automaatioskriptien tekeminen) on periaatteessa helppoa ja nopeaa. Kunhan ensin on löydetty oikeat kohdeprosessit ja mietitty esimerkiksi, miten automaatio saattaa muuttaa prosessia tai miten prosessien poikkeamat käsitellään. Ja päätetty, kuinka ihmiskollegoiden rooli muuttuu tiimissä, kun digityöntekijä tekee puuduttavat rutiinit jättäen ihmisille aikaa ajatteluun ja luovaan työhön. Ennen kuin digityöntekijä on aidosti skaalautuva, tarvitaan myös tekninen alusta, josta voi tilata uusia digityöntekijöitä sormia napsauttamalla.

Todellinen ”hauskuus” alkaa siinä vaiheessa, kun perusjärjestelmiin tehdään versionpäivityksiä ja vasta toteutetut kymmenet prosessiautomaatiot lakkaavatkin toimimasta. Tässähän muistuu ihan mieleen IT:n alkuajat (tai ATK:ksi sitä kai silloin kutsuttiin). Silloin oltiin todella luovia ja kovat IT- kundit olivat varsinaisia sankareita. Kaikki tiesivät, että Jaskan lomaillessa kukaan muu ei osaa operoida järjestelmiä. Ei kuulosta oikein hyvältä tavalta automatisoida liiketoiminnalle kriittisiä prosesseja.

Jos et tiedä minne olet menossa, kaikki tiet johtavat sinne

Organisaatiot eivät palkkaa digityöntekijöitä vain huvin vuoksi (vaikka se on tosi mukavaa, usko pois!). Digityöntekijältä halutaan konkreettisia tuloksia: parempaa tehokkuutta, parempaa laatua tai vaikkapa suurempaa lisäarvon tuottoa asiakkaille. Mikä ikinä onkaan tavoite, voit olla varma, että se ei toteudu itsestään. Heti matkan aluksi on syytä miettiä, mitä tavoittelee ja rakentaa saman tien toimintamalli, joka toteuttaa tavoitteen.

Digityöntekijä on oikein käytettynä äärimmäisen tehokas ja joustava työkalu. Mutta myös kaikkein joustavimmatkin työkalut tarvitsevat käyttöohjeet, johtamista ja malleja. Jos työkalu on niin helppo, että kuka tahansa osaa sitä käyttää, voit olla varma, että ennen silmänräpäytystä organisaatioon on syntynyt satoja näppäriä automaatioita – joista valitettavasti moni lopettaa toimintansa seuraavassa ERP- päivityksessä kunnes ne on konfiguroitu uudelleen.

Digityöntekijää pitää johtaa, eihän ihmisiäkään saa jättää ilman tukea

Kuvitellaanpa hetki ihmisistä koostuvaa organisaatiota ilman sääntöjä tai tavoitteita. Jokainen saisi tehdä mitä haluaa ja miten haluaa sopimatta mitään kollegoidensa kanssa. Jotenkin epäilen, että tästä organisaatiokokeilusta ei tulisi kovin menestyksekästä tai pitkäikäistä. Nykyään puhutaan paljon itseohjautuvasta organisaatiosta ja tiimeistä sekä Teal organisation/Holakratia- tyyppisistä orgaanisista rakenteista. Kannattaa muistaa, että ne ovat varsin kaukana anarkiasta. Niissä organisaatiolle on asetettu selkeä tavoite ja pyhät perussäännöt, joiden mukaan pelataan. Samalla tavalla digityöntekijä kaipaa ympärilleen johtamista ja selkeitä tavoitteita. Digityöntekijät kun eivät valitettavasti osaa organisoitua itsekseen ilman ohjausta, eivät ainakaan vielä.

Kuinka päästä piloteista aidosti tuottavaan toimintaan?

Monet organisaatiot ovat kokeneet huikeaa euforiaa onnistuneista piloteista. Tunnelma vaan on tupannut pahasti lässähtämään, kun tosielämän tulokset ovatkin osoittautuneet lopulta aika vaatimattomiksi, eivätkä liiketoiminnalliset tavoitteet ole toteutuneet. Usein tämä johtuu siitä, että digityöntekijän käyttöönottoa ei ole tavoitteellistettu riittävästi. Eikä olla muistettu rakentaa aidosti skaalautuvia teknisiä alustoja eikä toimivia johtamis- ja organisoitumismalleja.

Me Digital Workforcessa olemme nähneet liian monen asiakkaan kärsivän liian hitaasta digityöntekijän tuottavuuskäyrän käynnistymisestä. Kun mietitään heti alusta alkaen mitä tavoitellaan, loppu oikeastaan hoituukin aika helposti: asetetaan visio ja tavoitteet, ja niistä johdetaan tarvittavat toimenpiteet. Tarvitaan toimiva ja skaalautuva alusta. Tarvitaan toimivat priorisointi- ja päätöksentekomallit. Tämä ei ole varsinaisesti rakettitiedettä, mutta silti jokaisen organisaation täytyy miettiä asia läpi omaan toimintaansa sopivaksi. Ja liian monelta tuo mietintä on jäänyt tekemättä. Jos kuulostaa tutulta ja tuntuu, että saippuapala välillä karkaa käsistä, istutaan alas ja jutellaan hetki.

Siirry suoraan kiihdytyskaistalle

Digital Workforce on jo tehnyt tämän matkan usean organisaation kanssa. Yhdessä asiakkaiden kanssa on koettu tuskaa ja hienoja oivalluksia. Näistä kokemuksista olemme kiteyttäneet opit, miten digityöntekijää pitää johtaa pohjoismaisessa kulttuuri- ja IT-ympäristössä. Olemme tuotteistaneet 100 päivän digityöntekijän käynnistysohjelman, jonka avulla siirryt satunnaisten pilottien ja kokeilujen kierteestä aitoon tuottavuuteen ja organisoituun itsensä rahoittavaan robotiikan kehitysohjelman pariin sadassa päivässä. Haluatko lisätietoja? Ota meihin yhteyttä!

Jari Annala: jari.annala@digitalworkforce.fi / p. +358(0) 400 33 85 85

 

Kohtaa tulevaisuuden haasteet digityöntekijä rinnallasi! Ota meihin yhteyttä ja selvitä automaation potentiaali omassa organisaatiossasi jo tänään. 

Artikkeli: Jari Annala –Digital (R)evolutionist, Digital Workforce
Kuva KeWynn Lee lisenssillä CC BY 2.0

Lisää uutisia ja resursseja

Vitalis messut Göteborgissa 5.-7.4.2016

huhtikuu 4, 2016

Vitalis on Skandinavian suurin vuotuinen eHealth tapahtuma Göteborgissa. Olemme esittelemässä ohjelmistorobotiikan moninaisia…

Lue lisää

Hälsningar från Vitalis! – Katsaus Pohjoismaiden suurimpaan eHealth konferenssiin

huhtikuu 17, 2016

Pohjoismaiden suurin eHealth tapahtuma Vitalis kokoontui Göteborgissa 5.-7.4. Tänä vuonna messut houkuttelivat…

Lue lisää

Valtakunnallinen tutkimus osoittaa: Kolmannes lääkäreistä käyttää yli 6 tuntia työvuorosta tietotyöhön

huhtikuu 21, 2016

Lehdistötiedote – julkaisuvapaa 20.4.2016  Tietotyö rutiineineen kahmaisee jopa puolet erikoissairaanhoidon ammattilaisten työvuorosta,…

Lue lisää

Terveydenhuollon Atk-päivät Lahdessa: Esittelyssä ohjelmistorobotiikka

toukokuu 20, 2016

Kuntaliitto ja FCG Koulutus järjestävät valtakunnalliset Terveydenhuollon Atk-päivät 24.–25.5.2016 Lahden Messukeskuksessa kooten yhteen…

Lue lisää