Den digitala medarbetaren – från noll till hundra på hundra dagar

Det sägs att det är enkelt att implementera en digital medarbetare (eller Robotic Process Automation – RPA). Projekten är snabba och smidiga. På bara några veckor kan du automatisera i princip alla rutiner i din organisation. Äntligen kan vi säga hejdå till IT-budgetar och långa önskelistor som IT-avdelningen ändå aldrig lyckas uppfylla. Kan det verkligen vara så här enkelt? Svaret är både ja och nej.

På jakt efter skalbarhet och repeterbarhet

I princip går det enkelt och snabbt att utbilda en digital medarbetare, med andra ord att skapa automatiseringsskript. Bara du hittar rätt processer att automatisera och kommer på hur processerna kan ändras genom automatisering eller hur avvikelser ska hanteras. Dessutom måste du veta vad de mänskliga kollegorna ska ägna sin tid och kreativitet åt när den digitala medarbetaren utför det tråkiga rutinarbetet. Innan den digitala medarbetaren blir repeterbar behöver du även en skalbar teknisk plattform som gör att du kan skapa nya digitala medarbetare i en handvändning.

Det riktigt ”roliga” börjar när du uppdaterar dina grundläggande IT-system och processautomationerna som du precis har implementerat slutar att fungera. Det här påminner mig om IT-erans barndom, när kreativiteten sprudlade och IT-experterna betraktades som sanna hjältar. Alla visste att ”när Janne är på semester kan ingen annan sköta IT-systemen”. Kanske inte det bästa sättet att automatisera kritiska verksamhetsprocesser.

Om du inte vet vart du ska, leder alla vägar dit

Organisationer anställer inte digital arbetskraft för skojs skull (även om det är väldigt roligt), utan för att de vill ha konkreta resultat: högre effektivitet, bättre kvalitet eller kanske större mervärde för kunderna. Oavsett vad du har för mål kan du vara säker på att de inte förverkligas av sig själva. Det första du bör göra är att tänka igenom vad du vill uppnå och utarbeta en metod för hur du ska komma dit.

Den digitala medarbetaren är ett mycket effektivt och flexibelt verktyg när den används på rätt sätt. Men även de bästa verktygen kräver anvisningar, ledning och arbetsmodeller. Om verktyget är så enkelt att vem som helst kan använda det, har du snart hundratals fiffiga automatiserade processer – som dessvärre slutar fungera vid nästa ERP-uppgradering och måste konfigureras på nytt.

Digitala medarbetare måste ledas, precis som deras mänskliga kollegor

Föreställ dig en organisation utan regler och målsättningar. Alla får göra vad de vill och hur de vill utan att göra överenskommelser med sina kollegor. Jag tror att en sådan organisation inte skulle bli särskilt framgångsrik eller långvarig. Idag pratar man ofta om självstyrda team och organisationer baserade på Teal eller holakrati, men de är långt från anarkistiska. Även dessa organisationer har ett tydligt mål och grundläggande spelregler. Likaså behöver digitala medarbetare ledning och tydliga mål – än så länge kan de tyvärr inte organisera sig själva.

Hur går man från pilotprojekt till verklig produktivitet?

Vissa organisationer har upplevt eufori över lyckade pilotprojekt, som har övergått till djup besvikelse när de verkliga resultaten har visat sig vara ganska blygsamma och inte uppfyllt verksamhetsmålen. Detta beror ofta på att målen inte är tillräckligt tydliga, att de tekniska plattformarna har för dålig skalbarhet och att det saknas fungerande modeller för ledning och organisering.

Vi på Digital Workforce har sett att de digitala medarbetarnas produktivitetskurva stiger för långsamt hos alldeles för många kunder. När du gör rätt från början, sköter sig resten ganska lätt: definiera dina automatiseringsmål tydligt, bygg en skalbar plattform och utarbeta prioriterings- och beslutsmodeller. Det här är inte raketforskning, men ett nödvändigt ont – ett steg som många dessvärre hoppar över. Låter det här bekant? Prata med oss, så hjälper vi dig.

Få upp farten direkt

Digital Workforce har redan gjort den här resan med flera organisationer. Tillsammans med kunderna har vi våndats och kommit till nya insikter. Dessa erfarenheter har lett till kunskaper i hur digitala medarbetare bör ledas inom den nordiska organisationskulturen och IT-miljön. Vi har tagit fram ett program för hur du implementerar en digital medarbetare på bara 100 dagar. Det hjälper dig att gå från slumpmässiga pilotprojekt till verklig produktivitet med ett självfinansierande RPA-program. Vill du veta mer? Kontakta oss!

Jari Annala: jari.annala@digitalworkforce.fi / +358(0) 400 33 85 85

Anta framtidens utmaningar med en digital medarbetare vid din sida! Kontakta oss för att klargöra automatiseringspotentialen i din organisation redan idag. 

Artikel: Jari Annala –Digital (R)evolutionist, Digital Workforce

Bild KeWynn Lee licens CC BY 2.0

Fler nyheter och resurser

Vitalis konferensen i Göteborg 5.-7.4.2016

april 4, 2016

Vi kommer att delta på Vitalis konferensen på Svenska mässan i Göteborg.…

Läs mer

Hälsningar från Vitalis! – En titt från insidan från Nordens största konferens runt e-Hälsa

april 18, 2016

Vitalis, Norden största konferens med tema e-Hälsa gick av stapeln på Svenska…

Läs mer

Lediga jobb: Digital Workforce – Solutions Consultant

augusti 5, 2016

Robotic Process Automation, RPA, Solutions Consultant   Vill du vara med oss…

Läs mer

En kort guide om Robotic Process Automation: Identifiering av processer att automatisera

augusti 12, 2016

Hur börjar man med Robotic Process Automation (RPA)? Robotic Process Automation, eller…

Läs mer