Den strategiska betydelsen av automatisering: Varför bör företagsledare intressera sig för RPA?
Varför bör företagsledare intressera sig för RPA?
Frustration över att strategiska förändringar genomförs plågsamt ineffektivt är en känsla som många företagsledare känner igen. När man pratar om problemet hänvisar företagsledarna ofta till bristfällig teknisk beredskap och förändringsmotstånd bland personalen. Nödvändigheten av en digital strategi diskuteras också flitigt. Produktionen av digitala tjänster är inte helt enkel, eftersom de befintliga integrationerna oftast inte passar det nya syftet. På dessa premisser är RPA ett utmärkt verktyg för att förbättra den tekniska beredskapen i kunskapsintensiva organisationer och allokera personalresurserna till mer produktiva uppgifter.
Agila företag är kostnadseffektiva och reagerar snabbt
Mikko Kosonen, som leder den finländska statliga fonden Sitra, sammanfattar företagets värde som organisationens agilitet och förmåga att identifiera och genomföra en förändring. Värdet beror också på om företaget kan genomföra förändringen kostnadseffektivt. Det är allmänt känt att motståndet till förändringar växer i takt med företagets storlek. Denna stelbenthet i organisationen är relaterad till personalens attityder och till tunga inkompatibla IT-system.
I ett agilt företag kan ledningen införa tvärorganisatoriska strategiska program snabbt och kostnadseffektivt. Till exempel kan företaget gå från en funktionsbaserad verksamhetsstruktur till en kunddriven, för att det anses ineffektivt att olika enheter på företaget vänder sig till samma kunder med olika erbjudanden. Övergången till en kunddriven verksamhetsstruktur förutsätter att all information om en kund kan samlas in snabbt och felfritt och göras tillgänglig för hela företaget. Dessvärre använder de olika enheterna sällan helt kompatibla system, och integrationsprojekt är både dyra och långsamma.
Robotic Process Automation (RPA) är ett snabbt och effektivt sätt att automatisera kunskapsbaserade rutinuppgifter och använda den mänskliga kompetensen till mer produktiva arbetsuppgifter. I många fall kan RPA ersätta eller skjuta fram dyra systemintegrationer till en tiondel av den normala kostnaden. Implementeringen av automatiseringsteknik kräver inga ändringar i nuvarande IT-system eller säkerhetspolicy.
RPA minskar förändringsmotståndet
Enligt vår erfarenhet kan användningen av RPA ha en positiv effekt på förändringsmotståndet orsakat av såväl personal som teknik. Personalens attityder blir mindre negativa när de får veta att den önskade förändringen inte medför extra jobb i form av implementering av nya system eller systemintegrationer. När en förändring kräver mindre personal och arbete är det enklare att skapa en s.k. försökskultur, där förändring är vardag och ledningen kan testa nya verksamhetsmodeller snabbt, förmånligt och så gott som riskfritt. Med hjälp av RPA kan man genomföra förändringar som inbegriper IT-system på bara en dag och få jämförbara resultat nästan direkt. Förändringsarbetet sker snabbt och smidigt och därför är det enklare att få med personalen på tåget.
RPA främjar också strategiska förändringar genom att förkorta de tekniska ställtiderna. Ställtid avser tiden från att beslutet fattas till att all information som förändringen kräver finns tillgänglig på önskad plats. Ställtiderna för RPA är en bara en tiondel av ställtiderna för traditionella IT-reformer, vilket medför att kostnaderna bara är en tiondel av vad företagen är vana att betala för dessa förändringar. När stora förändringar kan genomföras tio gånger snabbare och billigare än tidigare, öppnar sig nya strategiska möjligheter för ledningen.
Automationsteknik som en del av den digitala strategin
Automationsteknik främjar inte bara strategisk agilitet, utan gör det också enklare att genomföra företagets digitala strategi. Många företag vill skaffa sig konkurrensfördelar genom att erbjuda sina kunder bättre och mångsidigare service på nätet. Det tar dock tid och är svårt att införa digital service om den kräver manuell integration mellan IT-system eller implementering av nya system. Detta manuella sätt att övergå till digital service skulle öka personalens arbetsbörda och snabbt leda till förändringsmotstånd. Med RPA kan motsvarande integration slutföras på en dag med garanterat felfri och säker dataöverföring.
Ett uppenbart tillämpningsområde för RPA är processer som stödjer digitala strategier. Organisationer som är pionjärer inom automationsteknik rapporterar att de uppnått upp till 35 procent högre produktivitet genom att automatisera kunskapsbaserade rutinuppgifter. Korta processpecifika projekt kan också ge mätbara resultat väldigt snabbt. RPA erbjuder företagsledningen ett verktyg för att konkretisera målen i den digitala strategin och effektivisera företagets digitala service.
Anta framtidens utmaningar med en digital medarbetare vid din sida! Kontakta oss för att klargöra automatiseringspotentialen i din organisation redan idag.
Artikel: Heikki Länsisyrjä – Partner, Digital Workforce