Case Ropsu – Espoon väsymätön digiduunari

Palvelukuvaus – Espoon kaupungin Digityöntekijä

Digital Workforcen pilvipalveluna tuotettu ohjelmistorobotti Ropsu työskentelee Espoon kaupungilla vanhustenpalveluissa kotihoidon yksikössä. Ropsun tehtävänä on valvoa kotihoidon yksikön hoitajien työvuorosuunnitelmaa ja resursointia. Mikäli jossakin vuorossa on tarpeeseen nähden puutetta, käy Ropsu tilaamassa vuoroon työntekijän henkilöstövuokrausyritykseltä.

Työskennellessään Espoon kaupungilla, Ropsu vapauttaa kaupungin työntekijöiden työaikaa asiantuntemusta vaativiin töihin. Ropsun tukemana Espoon työntekijät voivat keskittyä hoitamaan johtamistaitoja ja välitöntä reagointia vaativia tilanteita. Työajan vapautuminen näkyy muun muassa jäljelle jäävän muun työn jakautumisena suuremmalle työntekijäjoukolle. Näin myös muiden liiketoimintaprosessien läpimenoaikaa on voitu nopeuttaa. Samoin palvelun laatua ja tehokkuutta ollaan voitu kehittää entisestään. Kaupungin työntekijät ovat ottaneet Ropsun vastaan uutena tiimin jäsenenä ja sen toimintaa on kiitetty laajasti.

Vuoden 2016 aikana aloitettu pilottihanke toi voiton kotimaisessa Laatukeskuksen Quality Innovation Awardin- kilpailussa joulukuussa sekä vastaavassa kansainvälisessä sarjassa keväällä 2017. Vuodenvaihteessa tuotantoon siirtynyt pilottihanke on vastikään päättynyt ja projektille on haettu jatkoaikaa. 2017 aikana tarkoituksena on siirtyä pilotista strategiseen kumppanuuteen ja laajentaa Ropsun käyttöä entisestään.

Tavoitteet

Pilottiprojektin tavoitteina olivat liiketoimintahyötyjen toteaminen, ohjelmistorobotiikan ymmärryksen kasvattaminen Espoossa sekä kokemusten saaminen ohjelmistorobotiikan soveltuvuudesta.

Kaikki pilotille asetetut tavoitteet toteutuivat projektin aikana. Ropsu-robotti vapautti työaikaa muuhun työhön, tilausten teko nopeutui ja esimerkiksi näppäilyvirheistä tai unohduksista johtuvat virheet poistuivat. Projektin myötä kasvoi myös asiakkaan ymmärrys siitä, mistä ohjelmistorobotiikassa on kyse ja millaiseen työhön se soveltuu. Espoossa pystyttiin jo projektin aikana tunnistamaan uusia prosesseja, joita voitaisi automatisoida tulevaisuudessa.

Jatkokehitys ja laajentaminen

Ropsun työsarkaa on myös helppo laajentaa nykyisestä: Robotti voi samalla logiikalla tilata henkilöstöä eri tehtäviin tai uusille toiminta-alueille, esimerkiksi sairaaloihin. Toimintaa voidaan laajentaa myös Espoon sisällä muihin yksiköihin. Laajemmin tarkasteltuna, sama ratkaisu olisi jalkautettavissa kaikkiin kuntiin, joissa käytetään kyseisiä järjestelmiä. Lisäksi valmista ratkaisua voitaisiin soveltaa nopeasti kunnissa ja muissa organisaatioissa, joissa toimintalogiikka on sama.

Tekninen ympäristö

Espoon kaupungin digityöntekijä on toteutettu pilvipalveluna Digital Workforce Servicesin RaaS-mallin (Robot as a Service) mukaisesti. Digityöntekijä sijaitsee Digital Workforcen virtuaalikoneella, josta on rakennettu VPN-yhteys tarvittavilla avauksilla Espoon kaupungille. Virtuaalikoneelle on asennettu tarvittujen järjestelmien clientit ja digityöntekijän käyttöön on lisätty työssä hyödynnettävät verkkolevyt. Suoraan, sähköpostitse tapahtuvaan raportointiin digityöntekijä käyttää SMTP-serveriä.

Espoon kaupungilla käytössä oleva pilvipalveluratkaisu tarjoaa asiakkaalle joustavan ja helposti skaalautuvan alustan ohjelmistorobotiikalle. Automatisoitujen prosessien määrän kasvaessa voidaan asiakkaalle provisioida nopeasti uusia ohjelmistorobotteja käyttöön. RPA-ratkaisuja voidaan kehittää helposti ja nopeasti esimerkiksi RDP-yhteydellä. Nykyisellään käytössä on yritys- tai enterprise-tasoinen RPA-ympäristö.

DWF:n pilvipalvelu on tietoturvaltaan korkealuokkainen ja hyvin suojattu. Espoon kaupungille on omistettu oma osa verkosta, joka on eristetty ulkoverkoista. Samassa ympäristössä ei ole Tampereen robotin lisäksi muita robotteja. Pilvipalveluympäristö on helposti monitoroitavissa ja ylläpidettävissä. Myös asiakkaalle voidaan antamaan pääsy ympäristöön Process Controller-tasolla, jolloin asiakas voi itse määrittää esimerkiksi robotin aikataulun. Ympäristössä on erilliset tietokannat ja virtuaalikoneet tuotanto- ja kehityskäyttöön sekä robotin monitorointiin, ylläpitoon ja ympäristön orkestrointiin.

DWF pilvipalveluun voi jatkossa hankkia lisäpalveluna esimerkiksi objektikirjaston tai raportointityökalun puhelinsovelluksen.

 

Prosessien kuvaus

Työvuorotarpeen laskeminen suunnitelmasta

Robotti laskee kolmen viikon välein seuraavan työvuorojakson suunnitelmasta henkilötarpeen sekä toteuman toiminnanohjausjärjestelmästä. Näiden erotus kertoo montako vuokratyöläistä on tilattava tulevalle jaksolle. Puutevuorojen perusteella robotti luo oman työjonon tehtäviä tilauksia varten.

Työvuorotarpeen laskeminen toteumasta

Robotti laskee päivittäin käynnissä olevan työvuorojakson henkilötarpeen ja toteuman. Robotti saa näiden erotuksesta selville mahdolliset puutteet esimerkiksi sairaspoissaolojen vuoksi. Näiden perusteella robotti luo työjonon tehtäviä tilauksia varten.

Työvuorojen tilaus

Robotti luo työjonossaan olevien henkilötarpeiden mukaiset työvuorot työvuorojärjestelmään. Tämän jälkeen robotti tilaa vuoroihin työntekijät henkilöstöpalveluyrityksen järjestelmästä.

Työvuorojen seuranta

Tehtyään tilaukset robotti tarkistaa henkilöstöpalveluyrityksen järjestelmästä, onko sen aiemmin tilaamia vuoroja otettu vastaan. Jos työntekijä on ottanut vuoron vastaan, liittää robotti tämän henkilön nimen työvuorojärjestelmään perustettuun työvuoroon. Mikäli työvuoroa ei ole otettu vastaan ja sen toteutumiseen on alle 5 päivää, siirtää robotti puutteen esimiehelleen manuaalikäsittelyyn.

 

Lisää uutisia ja resursseja

Vitalis messut Göteborgissa 5.-7.4.2016

huhtikuu 4, 2016

Vitalis on Skandinavian suurin vuotuinen eHealth tapahtuma Göteborgissa. Olemme esittelemässä ohjelmistorobotiikan moninaisia…

Lue lisää

Hälsningar från Vitalis! – Katsaus Pohjoismaiden suurimpaan eHealth konferenssiin

huhtikuu 17, 2016

Pohjoismaiden suurin eHealth tapahtuma Vitalis kokoontui Göteborgissa 5.-7.4. Tänä vuonna messut houkuttelivat…

Lue lisää

Valtakunnallinen tutkimus osoittaa: Kolmannes lääkäreistä käyttää yli 6 tuntia työvuorosta tietotyöhön

huhtikuu 21, 2016

Lehdistötiedote – julkaisuvapaa 20.4.2016  Tietotyö rutiineineen kahmaisee jopa puolet erikoissairaanhoidon ammattilaisten työvuorosta,…

Lue lisää

Terveydenhuollon Atk-päivät Lahdessa: Esittelyssä ohjelmistorobotiikka

toukokuu 20, 2016

Kuntaliitto ja FCG Koulutus järjestävät valtakunnalliset Terveydenhuollon Atk-päivät 24.–25.5.2016 Lahden Messukeskuksessa kooten yhteen…

Lue lisää