En kort guide om Robotic Process Automation: Identifiering av processer att automatisera

Hur börjar man med Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation, eller RPA, är ett relativt nytt fenomen som sprids i snabb takt. Namnet är kanske lite vilseledande: Robotic Process Automation innebär inte att ett gäng robotar kommer till kontoret för att ersätta de anställda. Det kan snarast beskrivas som ett datorprogram som härmar hur människorna arbetar. Men de en aning skrämmande och futuristiska associationerna till ordet robot kan väcka motstånd – precis som alla slags förändringar.

Det finns några punkter du kan gå igenom för att avgöra om RPA skulle göra nytta i din organisation. Du kan gå igenom dem själv eller med ditt team, hur som helst utan hjälp från konsulter och utan att känna dig pressad att binda dig till något.
Så varför inte undersöka saken? Även om det visar sig att Robotic Process Automation inte passar din organisation kommer du att ha nytta av att gå igenom punkterna och lära dig era processer.

Välj potentiella processer att automatisera

Du ska alltid börja med att undersöka små och enkla processer.

Om du aldrig har definierat processer är det lätt underskatta arbetet. Hur liten processen än må vara är det svårare än man kan tro att definiera en process in i minsta detalj med alla undantag.

Även om du har definierat processer tidigare är det bäst att börja smått när du överväger automatisering. En logisk och enkel process går snabbare att implementera och har högre feltolerans.

Processerna du väljer måste givetvis vara värda att automatisera. Irriterande processer som upprepas dagligen eller minst en gång i veckan är bra kandidater – de måste utföras, men ingen vill göra det. Om dessa processer i slutändan automatiseras kommer personalen knappast att klaga.

Observera användningen av ”om”. Alla processer är nämligen inte värda att automatisera, trots att de kan tyckas lämpliga vid första anblicken. Vissa processer kräver att en människa hela tiden fattar beslut om fortsatta åtgärder, medan andra processer är för komplexa och svåra att definiera sett till deras frekvens. Du kanske dessutom hittar andra sätt att förenkla en process. Detta är bara några exempel på varför det inte är motiverat att investera i automatisering, orsakerna kan vara många. Därför är det viktigt att redan i det inledandet skedet undersöka flera potentiella processer parallellt.

Definiera processerna

När du har valt ut de potentiella processerna ska dessa definieras. En odefinierad process kan nämligen inte automatiseras.

Samla alla personer som arbetar med en viss process, alltså processexperterna, och definiera processen tillsammans.

Börja med att definiera början och slutet på processen. Till exempel kan en rekryteringsprocess betraktas som påbörjad när man upptäcker behovet av en ny anställd, när tjänsten har utannonserats eller när den första intervjun genomförs. Likaså kan den betraktas som avslutad när den sista intervjun är genomförd, när en person tackar ja till jobbet eller när den nyrekryterade börjar sin första arbetsdag. Genom att definiera början och slutet i ett tidigt skede blir det enklare att fokusera på de väsentliga delarna av processen.

Vi tar rekryteringsprocessen som exempel. Låt säga att ni definierar början som ”när den första intervjun börjar” och slutet som ”när den sista intervjun slutar”. I så fall lämnas stora delar av rekryteringsprocessen utanför undersökningen. Det kan låta onödigt, men det gör undersökningen mindre tidskrävande och ni kan fokusera fullt ut på kärnan i processen.

I slutet av definitionsfasen bör ni ha upprättat en detaljerad processbeskrivning.

Följ processen i praktiken

När en process är definierad bör du kontrollera definitionens sanningsenlighet. Ofta tror man sig göra saker på ett visst sätt, men i själva verket gör man dem på ett annat sätt. Uppdatera definitionen om du upptäcker avvikelser. Definitionerna är inte till någon nytta om de inte överensstämmer med verkligheten.

Förbättra processen

När en process är korrekt definierad i detalj är det dags att göra en kritisk granskning av den. Kan processen förbättras? Hittar du flaskhalsar eller andra problem? Kan den effektiviseras? Går det till exempel att utföra vissa delar snabbare eller utföra flera delar parallellt, trots att de tidigare har utförts efter varandra?

Definiera tidsramar för respons och reaktioner, till exempel hur länge säljare ska vänta på svar på en offert innan de ringer tillbaka och när ansvaret ska lämnas över till en person med mer beslutanderätt i kundserviceärenden.
Undersök också om hela eller delar av processen kan automatiseras.

Låt processexperterna finjustera processen

Gå igenom den analyserade och förbättrade processen med processexperterna som var med i den inledande definitionsfasen. Deras feedback kan förbättra processen ytterligare.

Låt processexperterna skriva den slutgiltiga beskrivningen av processens standardutförande. Det här dokumentet kan användas för utbildningen av nyanställda i framtiden.

Om någon del av processen ska automatiseras kan automatiseringsarbetet påbörjas.

Även om den definierade processen inte lämpar sig för automatisering har ni nu definierat den tydligare och kanske rentav förbättrat den. Det gör processen effektivare och roligare att utföra. Dessutom har du lärt dig mycket om hur man definierar processer och om vilka processer som lämpar sig att automatisera.

Läs mer om Robotic Process Automation (RPA)

Artikel: Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce