En introduksjon til Robotic Process Automation: Hvordan identifisere de riktige prosessene til automatisering

Hvordan komme i gang med Robotic Process Automation (RPA) / digitale medarbeidere?

Digitale medarbeidere (Robotic Process Automation) er en relativt ny teknologi. Fra en relativt rolig og stille start har det vært en gradvis økende interesse rundt dem. Det kan høres ut som en mengde roboter som overtar jobbene våre og gjør oss arbeidsledige, men dette er ikke hva de er designet til. De er designet for å gjennomføre repetitive arbeidsoppgaver, slik at mennesker frigjøres til andre oppgaver. Siden roboter har blitt sett på som noe nytt og invasivt, har de møtt en del motstand, slik alle nyvinninger til en viss grad gjør.

For å finne ut om Robotic Process Automation (RPA) og digital arbeidskraft kan være noe ditt selskap kan ta i bruk, er det noen steg du kan ta. Disse kan bli tatt alene eller med teamet ditt, helt uten hjelp fra konsulenter utenfra. Dette holder kostnadene nede og medfører ikke økt press på deg eller teamet når undersøkelsene gjøres.

Så hvorfor ikke undersøke om digitale medarbeidere er noe din bedrift kan ha nytte av? Uansett hva dere kommer frem til, vil en slik undersøkelse gi økt innsikt i bedriftens arbeidsprosesser.

Velge potensielle prosesser for automatisering

Det er veldig viktig å starte med små og enkle prosesser.

Hvis du aldri har definert en arbeidsprosess før, så vil du fort finne ut av at de er mer komplekse enn man skulle tro. De har alle sine små regler og unntak for hvordan arbeidet gjennomføres.

Selv om du har definert prosesser før, er det viktig å starte med små prosesser når man vurderer automasjon første gang. Desto mer logisk og rett frem en prosess er å definere, desto raskere vil den kunne implementeres og færre feil vil oppstå.

Det er også viktig å velge prosesser som er verdt å automatisere. Gjerne prosesser som tar lang tid og som må bli gjort, men som ingen egentlig liker å gjøre. Disse prosessene må gjennomføres, men dersom de kan bli gjort av roboter, vil det frigjøre arbeidskraft til andre oppgaver.

Det er viktig å forstå at ikke alle prosesser kan automatiseres av digitale medarbeidere. Prosesser hvor en medarbeider er nødt til å ta mange beslutninger eller er veldig komplekse med mange steg, vil nødvendigvis ikke være lønnsomme å automatisere. Det kan også tenkes at prosessene kan bli mer effektive ved at de ikke må gjøres like ofte som før, slik at det ikke er lønnsomt å investere i en robotressurs. På grunn av dette er det viktig å diversifisere og se på flere potensielle kandidatprosesser tidlig.

Definere prosessene

Definering av prosessene er det første steget som må tas etter at de potensielle er valgt ut. Man kan jo ikke automatisere en prosess som ikke er definert.

Til å begynne med må de som har kunnskap om prosessene, emneekspertene, samles for å kunne definere prosessen.

Det er viktig å definere starten og slutten av prosessen først. For eksempel vil en rekrutteringsprosess starte med behov for en ny ansatt. Deretter vil jobben bli utlyst, og de første intervjuene begynner. Prosessen stopper enten når det siste intervjuet er gjennomført, når et tilbud er sendt ut, et tilbud aksepteres, første dag for den nytilsatte eller når de er en fullt produktiv ansatt. Ved å definere begynnelse og slutt, så vil samtalen rundt prosessdefinisjonen være enklere og kunne fokuseres, siden alle vet omfanget av prosessen.

Dersom vi antar at rekrutteringsprosessen kun tar for seg intervjuene: Prosessen starter med det første intervjuet og slutter når det siste intervjuet slutter. Da vil store deler prosessomfanget ikke være inkludert, men dette kan hjelpe teamet med å fokusere på kjernen av prosessen. Alt annet er utenfor omfanget og vil ikke bli sett på.

Mot slutten av denne delen bør et prosesskart være produsert.

Observer prosessen i aksjon

Etter dette er det viktig å se på prosessen under utførelse. Gjør endringer dersom nødvendig. Denne delen er veldig viktig, siden det ofte er to prosesser som faktisk tar sted: den offisielle som ansatte sier de følger, og den uoffisielle som de faktisk følger. Dere må ta beslutninger basert på den faktiske prosessen som finner sted. Den praktiske prosessen er den som påvirker de ansattes hverdag, ikke den som ikke brukes.

Forbedre prosessen

Etter å ha observert og analysert prosessen er det viktig å se om den kan forbedres på noen områder. Finnes det flaskehalser eller problemområder? Det er viktig å effektivisere prosessen der det er mulig. Identifiser deler der farten kan økes eller gjennomføres parallelt i stedet for lineært. Finn ut av hvor lenge hver del av prosessen må vente på svar, for eksempel når et nytt potensielt salg jaktes på og når ansvaret videresendes til noen høyere opp i hierarkiet, for eksempel i kundeservicesaker. Identifiser automatiseringsmulighetene, enten delvis eller hele prosessen.

Iterer prosessen med emneeksperter

Samle sammen emneekspertene og vis frem forbedringene som har blitt gjort. Få tilbakemeldinger og reiterer sammen med dem for å få en best mulig prosess som kan automatiseres.

Deretter er det best å la emneekspertene lage den endelige versjonen av prosessdokumentet som en standardprosedyre, slik at det kan benyttes i opptrening av andre.

Dersom noen deler av prosessen kan automatiseres, er det på tide å starte denne automatiseringsprosessen.

Til slutt, dersom prosessen ikke kan automatiseres, er den nå definert på en bedre måte, den blir gjennomført på en standardisert måte. Den er også mest sannsynlig mer effektiv og til mindre bry enn den var før. Samtidig har du en mye bedre forståelse om hvilke prosesser som kan og bør automatiseres og hvilke som ikke passer.

Les mer Robotic Process Automation (RPA)

Article by Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce