Lillestrøm kommune har benyttet digital medarbeider for å registrere covid-19 vaksinasjonstimer

Utfordring
Lillestrøm kommune er Norges niende største kommune og har ca. 86500 innbyggere. I likhet med alle norske kommuner måtte Lillestrøm i forbindelse med COVID-19 pandemien prioritere nye arbeidsprosesser som tidligere ikke hadde vært i fokus. Et av disse nye områdene er COVID-19 massevaksinering av egne innbyggere i kommunen.

Når innbyggerne Lillestrøm kommune skulle vaksineres fortløpende etter tilgjengelige vaksiner, måtte kommunens fagapplikasjon tas i bruk for å håndtere vaksinasjonsprosessen. Kommunens fagsystem var i utgangspunktet ikke beregnet for denne mengden og type registreringer.

I mangel av en god bookingløsning for innbyggerne valgte Lillestrøm kommune å utvikle en egen bookingløsning, som var i produksjon inntil en ny systemløsning ble implementert for å håndtere prosessen, med mulighet for å kategorisere innbyggerne etter nasjonal prioritering av vaksinegrupper.

På grunn av manglende integrasjon mellom bookingløsningen og journalsystemet måtte bookingene registreres manuelt inn i journalsystemet. Antallet vaksiner som ble mottatt kunne i stor grad variere fra uke til uke, med tilsvarende påvirkning på arbeidsmengde.

Løsning
Lillestrøm kommune valgte å kontakte Digital Workforce for en vurdering av prosessens egnethet for RPA automatisering.
Den innledende analysen konkluderte med at en digital medarbeider (RPA) kunne automatisere innbyggerne innmelding i vaksineprogrammet og gjennomføre registrering i journalsystemet. Lillestrøm kommunes etablerte RPA skyløsning levert av Digital Workforce kunne enkelt skaleres opp med kapasitet for å håndtere den store arbeidsmengden og Digital Workforce var i stand til å skalere skyplattformen med en ny digital medarbeider to dager etter kommunens bestilling.

Arbeidsprosessen ble dokumentert, utviklet, testet og produksjonssatt i løpet av en uke. Dette var mulig fordi kommunen tilgjengeliggjorde nødvendige kompetente fagressurser som jobbet i et tett samarbeid med Digital Workforce sine RPA analytiker og RPA utviklere. Dette resulterte i en rask utført prosessbeskrivelse og en agil utviklingsprosess hvor verifikasjon av løsningen gikk parallelt med utviklingsforløpet. Ved akseptansetest var det derfor få korreksjoner og med rask produksjonssetting som resultat.

Ved produksjonssatt løsning kunne vaksinasjonsbestillinger hentes automatisk fra bookingsystemets database og registreres i journalsystemet med det bestilte vaksinasjonstidspunktet. Ved oppdatert journalsystem skrev den digitale medarbeideren status for bestillinger direkte tilbake til bookingsystemet. Dette ga vaksinasjonsteamet full oversikt over den enkelte bestilling.

I løpet av de tre ukene som de digitale medarbeiderne var i produksjon ble det registrert en stor mengde vaksinasjonsbestillinger som sparte kommunen for omtrent 260 timer (ca. 35 arbeidsdager) med manuelt arbeid.
De digitale medarbeiderne som håndterte vaksinasjonsregistreringen er nå blitt pensjonert siden kommunens fagsystemer nå håndterer denne prosessen.

Uttalelse fra digitaliseringsdirektør, Torbjørn Pedersen, i Lillestrøm kommune:
«Lillestrøm kommune hadde behov for å automatisere prosessene knyttet til registrering av timeavtaler for koronavaksine. Kommunen hadde etablert en løsning hvor innbyggerne selv kunne velge tidspunkt for vaksinering, men journalløsningen hvor selve vaksineringen skulle registreres manglet grensesnitt for dette. Det var med andre ord behov for manuelt å registrere et relativt høyt antall timeavtaler. Kommunen kontaktet Digital Workforce og klarte i løpet av få dager å få etablert en RPA-prosess som gjorde registreringen. Det er ingen tvil om at RPA-løsningen var avgjørende for vår evne til å levere en brukervennlig selvbetjeningsløsning for vaksinering. Vi sparte i løpet av få uker masse tid og sikret samtidig høy presisjon og kvalitet i registreringen. Lillestrøm kommune er svært godt fornøyd med kompetansen og samarbeidet med Digital Workforce som var i stand til å levere raskt og med høy kvalitet.»