Gjennomføring av RPA potensialanalyse med digitalt verktøy

Potensialanalysen analyserer et avtalt antall av virksomhetens arbeidsprosesser og konkludere med hvilket økonomisk gevinstpotensial virksomheten har ved investering i Robotic Process Automation (RPA). Med prosessautomasjon forstås å delegere arbeidskrevende oppgaver i virksomheten til en digital medarbeider (RPA) til en lav kostnad. Sluttrapporten vil gi ledere i virksomheten et datadrevet beslutningsunderlag for å kunne avklare gevinstpotensialet før eventuell videre investering i RPA og prosessautomasjon.

Digital Workforce har god erfaring med å gjennomføre RPA potensialanalyse i samhandling med kunder ved bruk av digitale verktøy som for eksempel Microsoft Teams. Vi benytter dette alternativet i de tilfeller hvor det ikke er hensiktsmessig å gjennomføre potensialanalysen fysisk sammen med kunden. Leverandøren har gode rutiner for hvordan møter planlegges, gjennomføres og sluttresultat dokumenteres i samhandling med kunden ved bruk av digitale verktøy.

Potensialanalysen følger leverandørens standardiserte leveransemetodikk.

En visualisering av Digital Workforce standardiserte leveransemetodikk kan sees i bildet under:

Gjennomføring av metodikken
I den grafiske fremstillingen under visualiseres gjennomføringen av de forskjellige møtene med definert hovedfokus i de enkelte møtene.

Digital Workforce forberedelser og etterarbeid er ikke inkludert i tiden anvendt til møtevirksomhet.

Kundens forberedelser til møter
Før møtene i potensialanalysen vil kunden få oversendt et fåtall konkrete forberedelsesoppgaver. Dette for å sikre kvalitet i gjennomføring av potensialanalysen, og for å sikre kompetente og inspirerte deltagere ved gjennomføringen av møtene. Noen eksempler på konkrete forberedelser til møtene for gjennomføring av potensialanalysen:

1. Målsetninger og planlegging
Før man starter med potensialanalysen er det for eksempel viktig å tenke gjennom følgende:

– Hva ønsker kunden å oppnå med et eventuelt RPA initiativ på kort sikt/lang sikt?
– Hvem bemanner hvilke møter og når?
– Hvilke prosesser er kanidater for analyse? Hvordan skal prosesser prioriteres?

2.Kick off
I dette møtet tas alle kundens deltakere med og formålet med møtet er å skape engasjement, inspirere og gi grunnleggende kompetanse i RPA og mulighetsrom. Man bør på forhånd blant annet tenke gjennom følgende:

– Hvilke avdelinger skal delta og hvem er nøkkelpersonene der?

3. Lang Liste
Hovedformålet med dette møtet er å gjennomgå prosesser som er blitt avdekket i kundens organisasjon. I denne første gjennomgangen undersøkes prosessenes egnethet og gevinstpotensial. Basert på disse parameterne gjøres en utvelgelse av hvilke prosesser som bør undersøkes mer detaljert. Før gjennomgangen av Lang Liste er det lurt å lete etter prosesser med følgende egenskaper:

Høyt volum/mye tid brukt | Tydelige regler | Strukturert data | Digital data

4. Process Quick Scan (PQS)
I dette møtet gjennomgås prosessene som ble utvalgt fra Lang Liste møtet mer detaljert. Til dette møtet bør man kalle inn prosesseksperter som for eksempler kan fremvise faktisk prosessutførelse med en reel sak. Dette møtet danner grunnlaget for identifikasjon av gevinspotensiale (business case).

5. Oppsummeringsmøte
Basert på resultatet i PQS blir det utarbeidet Business Case på de prosessene som er egnet for RPA og gir tilstrekkelig gevinstpotensial. Før dette møtet er det eksempelvis viktig at tall til business case blir kontrollert, slik at dette beslutningsgrunnlaget blir så reelt som mulig.

Det digitale verktøy
Microsoft Teams i Office 365 er verktøyet for samarbeid internt i bedriften, og for samarbeid med eksterne kunder som kan inviteres til møter via Outlook. Teams inneholder en komplett nettbasert sosial og møte-løsning. Her kan du både være vert for telefon-, video- og webkonferanser med alle i eller utenfor organisasjonen din.

Deltakere hos kunden skal ha informasjon om potensialanalysens metodikk, forberedelser til møter, og innsyn i dokumenter som produseres. Digital Workforce har derfor utviklet maler i Microsoft Teams som settes opp og deles med kunden ved prosjektoppstart. På denne måten deles informasjon og gjøres lett tilgjengelig. Samtlige presentasjoner, maler, oppgaver, resultat skapt i møter samt sluttrapport lastes opp og tilknyttes de ulike møtene. Nedenfor vises eksempler på malverk i Microsoft Teams:

Disse bildene viser eksempler på oppsett av teams for potensialanalysen. Bildet til venstre viser forskjellige «kanaler» som er dedikert område for hvert enkelt møte. Bildet under viser filområdet hvor dokumenter blir lastet opp.